La conservation des documents personnels a pour objectif de permettre de prouver l’existence d’un droit ou le respect d’une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des pièces. Certains documents administratifs doivent être conservés à vie, d’autres ont des délais de conservation plus courts prévus par la réglementation.
Savez-vous combien de temps conserver vos papiers personnels?
Trier et conserver les documents est une précaution indispensable dans l’éventualité de litiges futurs. Certains documents, même de date très ancienne peuvent s’avérer être des preuves incontestables. En revanche, certains documents ne méritent pas d’être conservés trop longtemps.. Les durées indiquées sont des durées minimales pendant lesquelles il est prudent de conserver les documents et la liste est bien évidemment non exhaustive.
– Durée de conservation des documents liés à votre situation familiale
Les documents liés aux questions familiales doivent la plupart du temps être conservés de façon permanente. C’est notamment le cas pour :
- les actes d’état civil (copies intégrales et extraits),
- les jugements de divorce ou jugements d’adoption,
- les contrats de mariage (documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs),
- les livrets de famille et diplômes.
– Durée de conservation des papiers lié à votre assurance
En matière d’assurance, les quittances, avis d’échéance, courriers de résiliation doivent être conservés 2 ans à compter de la date du document, de même que le contrat d’assurance.
Les contrats d’assurance vie doivent être conservés 10 ans, par le bénéficiaire de l’assurance, dès qu’il a connaissance du contrat.
– Durée de conservation des factures
Les factures d’électricité et de gaz doivent être conservées 5 ans, de même que les factures d’eau.
Les factures de téléphone et les facture internet doivent être conservées 1 an.
– Durée de conservation des documents liés à votre logement
Les preuves du paiement des charges de copropriété, correspondances avec le syndic, procès-verbaux des assemblées générales de copropriété doivent être conservées 5 ans.
Les quittances de loyer, contrats de location, états des lieux doivent être conservés 3 ans après la durée de la location. Ces délais s’appliquent aux logements loués comme résidence principale, vides ou meublés.
Les titres de propriété doivent être conservés de façon permanente.
– Durée de conservation des papiers liés à votre activité professionnelle
Les bulletins de salaire, contrat de travail et certificats de travail doivent être conservés jusqu’à la liquidation de la retraite. Les attestations de Pôle emploi doivent être conservées jusqu’à l’obtention de l’allocation chômage. Ces documents sont également utiles dans le cadre du calcul des droits à la retraite.
– Durée de conservation des papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
En fin pour conclure, il est bon de savoir sous quels formats archiver vos documents.
La plupart des documents à conserver sont envoyés sous format papier. Il est de plus en plus fréquent de recevoir des documents par courrier électronique ou de les voir mis à disposition sur un site internet (e-documents bancaires, comptes rendus de déclarations en ligne, etc.).
Ces différents supports (format numérique ou papier) ont la même valeur juridique et les mêmes durées de conservation.
En revanche, si vous scannez vous-même des documents papier, ils n’ont pas la valeur juridique d’un original et ne pourront pas être utilisés dans une action en justice, notamment.
En cas de litige ou d’action en justice, la non-possibilité de fournir les pièces justificatives peuvent rendre une procédure longue et compliquée et avoir de lourdes conséquences pécuniaires, juridiques, fiscales, sociales, civiles, ou pénales.
